そもそも社内に会議室が無い会社が増えている!?

貸し会議室は今、注目の施設として数多くの企業が利用しています。
しかしながら、こういった何故わざわざ多くの企業は貸し会議室を利用するのか、
疑問に思ったことは無いでしょうか。

 

そもそも、最初から社内に会議室を設けないということもあるようです。
ここでは、社内に会議室を設けない企業の理由に迫ってみます。

 

●経費削減
当然ですが、マンションの部屋を賃貸する時、一部屋増やしたいと思えば、
それなりの価格が上乗せされます。
会社によってもそうですが、
やはりあまり使っていない部屋が増えれば増えるほど、
無駄な経費となってしまいます。

 

しかし、緊急の会議などの時に無ければ大変だ、思われる方が多いでしょう。
そういった時に、貸し会議室が使われているのです。
会議室自体、滅多に使わなかった場合は、
結果的に貸し会議室を利用することが大きな経費削減になります。

 

●プライバシーの管理
他者との打合せの時、やはり双方に守りたいところは、情報の流出などです。
迎える方も、行く方も、やはり双方にデメリットがある情報流出を防ぐであれば、
第三者の経営する貸し会議室に行くことが大切なのです。

 

ほぼ全ての貸し会議室は、基本的にはプラバシーの管理は徹底しています。
そのため、より厳重な体制の中で会議が行えるのです。

 

●資材が揃っている
会議と一言でいっても、イスやテーブル、
プロジェクターにスクリーンなど、必要となってくる資材があります。

 

それを揃えるだけでも、そこそこの費用がかかりますし、
いざ使おうという時に故障していたら大変です。
貸し会議室であれば、基本的には最新機材や修理点検も完璧です。
そういった理由もあるのです。
 

貸し会議室を借りて、会議を効率化させる方法!

貸し会議室で会議を行うということであれば、
必ず結果をだしたい、ということだと思います。
社内にわざわざ会議室を設けるより、
場合によっては大幅に費用を削減することが可能な貸し会議室ですが、
やはり費用がかかることは間違えありません。

 

さらに、相手側にも自社では無く、別の場所に集まってもらう足労も考えれば、
できるだけ効率的に会議を勧めたいものです。
ここでは、貸し会議室を決める際、
会議を効率的に進めるポイントを紹介していきましょう。

 

●時間的要因をしっかり吟味
例えばですが、2時間程度の会議を行いたい場合、
きっちり無駄を省くために2時間で設定しまうと、案外大変です。

 

貸し会議室は、やはり時間で縛られているので、時間が来たら終了です。
中には、それまでにしっかりと部屋をキレイにすることを、求められる場所もあります。
そのため、ある程度余裕を持った時間で予約しておくと良いでしょう。

 

●環境を考える
貸し会議室にもさまざまな種類があります。
そのため、話合う内容によって部屋の環境も考える必要があるでしょう。

 

例えば、かなり細かく難しいプロジェクトについて詰める場合、
あまりにもポップな会議室はちょっと微妙です。
アイデアを出すならともかく、その内容によっても考えるべきでしょう。

 

さらに、窓から強く日差しが入ってくるなど、
相手が女性社員だった場合は日焼けなどを気にしたりするので、
議会に集中できなくなる可能性があります。
我慢しろ、という古いやり方では今の時代のビジネスでは通用しません。
より良い成果を挙げる環境選びも、立派な仕事に繋がっていくのです。
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